Aviso de prácticas de privacidad de Devoted Health Plan

Fecha de vigencia el 1 de enero de 2023

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SU INFORMACIÓN MÉDICA PUEDE SER USADA Y DIVULGADA, Y CÓMO OBTERNER ACCESO ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVISELO DETENIDAMENTE.

Este Aviso sobre Prácticas de privacidad (“Aviso”) corresponde a ciertas empresas afiliadas a DEVOTE HEALTH INC. Estas entidades se designan a sí mismas como “Entidad cubierta afiliada” con la finalidad de dar cumplimiento a las leyes federales de privacidad, por ejemplo: HIPPA. Una Entidad cubierta afiliada es un grupo de planes de salud y proveedores de atención médica bajo un propietario o control común para designarse como entidad única con la finalidad de dar cumplimiento a la HIPPA. En este Aviso estas entidades responden colectivamente bajo la denominación de “Devoted Health”. Por ley, Devoted Health debe cuidar la privacidad de la información sobre su salud conforme a lo establecido en la legislación estatal y federal. En este Aviso se ofrece un esquema de las obligaciones legales y prácticas de privacidad en lo que a información de salud se refiere y en lo que a las siguientes entidades de Devoted Health corresponde:

DEVOTED HEALTH INSURANCE COMPANY;
DEVOTED HEALTH INSURANCE COMPANY OF ALABAMA, INC.;
DEVOTED HEALTH PLAN OF ALABAMA, INC.;
DEVOTED HEALTH INSURANCE COMPANY OF ARIZONA, INC.;
DEVOTED HEALTH PLAN OF ARIZONA, INC.;
DEVOTED HEALTH INSURANCE COMPANY OF COLORADO;
DEVOTED HEALTH PLAN OF COLORADO, INC.;
DEVOTED HEALTH INSURANCE COMPANY;
DEVOTED HEALTH PLAN OF FLORIDA, INC.;
DEVOTED HEALTH INSURANCE COMPANY OF HAWAII, INC.;
DEVOTED HEALTH PLAN OF HAWAII, INC.;
DEVOTED HEALTH INSURANCE COMPANY OF ILLINOIS, INC.;
DEVOTED HEALTH PLAN OF ILLINOIS, INC.;
DEVOTED HEALTH PLAN OF NORTH CAROLINA, INC.;
DEVOTED HEALTH PLAN OF OHIO, INC.;
DEVOTED HEALTH PLAN OF OREGON, INC.;
DEVOTED HEALTH INSURANCE COMPANY OF PENNSYLVANIA, INC.;
DEVOTED HEALTH PLAN OF PENNSYLVANIA, INC.;
DEVOTED HEALTH INSURANCE COMPANY OF SOUTH CAROLINA;
DEVOTED HEALTH PLAN OF SOUTH CAROLINA, INC.;
DEVOTED HEALTH INSURANCE COMPANY OF TENNESSEE, INC.;
DEVOTED HEALTH PLAN OF TENNESSEE, INC.;
DEVOTED HEALTH INSURANCE COMPANY OF TEXAS;
DEVOTED HEALTH PLAN OF TEXAS, INC.;
DEVOTED MEDICAL GROUP, INC.;
DEVOTED MEDICAL GROUP, PC;
DEVOTED MEDICAL, PC;
DEVOTED MEDICAL NC, PC;
DEVOTED MEDICAL PA, PC; y
DEVOTED MEDICAL GROUP OF TEXAS, INC.

Estamos obligados por ley a resguardar y proteger su información de salud

Por ley estamos obligados a:

• Mantener la privacidad de la información sobre su salud, también, conocida como “información de salud protegida” o “PHI”, por sus siglas en inglés,
• Proporcionarle este Aviso,
• Cumplir con lo indicado en este Aviso, y
• Notificarle de presentarse una violación de su PHI desprotegida

Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad y los términos de este Aviso en cualquier momento. De haber cambios materiales en nuestras prácticas cambiaremos este Aviso y colocaremos un nuevo Aviso en nuestro sitio web. Los términos nuevos de nuestro Aviso estarán vigentes para toda su información incluyendo la información creada por nosotros o recibida antes de producirse cualquier cambio. Cada versión del Aviso contará con una fecha de entrada en vigencia. Proporcionaremos una copia del nuevo Aviso (o información sobre los cambios y cómo obtener el nuevo Aviso) en nuestro próximo envío anual de correo a los miembros y pacientes cubiertos para ese entonces. También podrá obtener una copia del Aviso revisado con solicitarla, contactándonos a través de la información de contacto que se indica al final de este Aviso.

Cómo podríamos usar y divulgar su información de salud protegida

La ley nos permite usar y divulgar su PHI para ciertos propósitos sin obligación de obtener autorización escrita de su parte. Esta Sección da ejemplos de cada una de esas circunstancias.

Usos y divulgaciones para tratamiento, pago y operaciones de atención médica

• Tratamiento: Podemos usar o divulgar su PHI para fines de su tratamiento. Por ejemplo, podríamos dar a conocer su PHI a médicos, enfermeros y otros profesionales de atención médica que estén vinculados a su cuidado. También podemos usar y divulgar su PHI para contarle de alternativas en sus tratamientos o beneficios o servicios relacionados con la salud, de interés para usted. Podríamos divulgar su PHI a proveedores con el fin de apoyar sus esfuerzos por prestarle cuidados de alta calidad o simplemente para verificar que, en efecto, le están prestando servicio.
• Pago: Podemos usar o divulgar su PHI para pagar por el tratamiento que recibe. Por ejemplo, podríamos usar o divulgar su PHI para obtener primas, pagar y gestionar sus reclamaciones, coordinar sus beneficios, y revisar los servicios de atención médica que se le proporcionan. También podríamos usar o divulgar su PHI para determinar su elegibilidad o cobertura de beneficios de salud o para evaluar una necesidad médica o lo apropiado de los cuidados ofrecidos o cargos efectuados. Además, podemos usar o divulgar su PHI según se necesite para pre certificar y pre autorizar servicios para usted. Asimismo, podemos usar o divulgar su PHI para decidir sus reclamaciones. Podemos divulgar su PHI a proveedores de atención médica o entidades que la necesiten para obtener o proveer el pago de su tratamiento.
• Operaciones de atención médica: Podemos usar o divulgar su PHI para fines de nuestras operaciones de atención médica. Por ejemplo, podemos usar su PHI para evaluar la calidad de la atención médica que ha recibido de proveedores participantes de la red o proveedores preferidos. Podríamos también divulgar su PHI a proveedores con el fin de apoyar sus esfuerzos por prestarle cuidados de alta calidad o simplemente para verificar que, en efecto, le están prestando servicio. Podemos usar o divulgar su PHI para llevar a cabo auditorías, para fines de gestión de riesgo, suscripción y fijación de tarifas; no obstante, se nos prohíbe usar información genética para ciertos propósitos de suscripción, tales como determinar la elegibilidad de su inscripción en un plan de salud o determinar el monto de las primas que se le facture a una persona. Además, podríamos divulgar su PHI a socios comerciales terceros que nos proporcionan servicios de facturación, consultorías, transcripción u otros servicios. Nuestros acuerdos con ellos exige que ellos protejan su información, de conformidad con la ley.

Usos y divulgaciones que requieren que le demos la oportunidad de objetar
Si usted verbalmente acuerda el uso y la divulgación de su PHI, y, en ciertas otras situaciones, podríamos darle los siguientes usos y divulgación a su PHI: Podríamos divulgar cierta PHI a su familia, amistades, y a cualquier otra persona que usted identifique dado el involucramiento en sus cuidados de salud o contribución con el pago de su cuidado; la PHI que divulgamos estaría limitada a PHI pertinente dado el vínculo que guarda la persona y sus cuidados o el pago de los mismos. Pudiéramos también divulgar información después de su fallecimiento, según lo autorizado por las leyes vigentes salvo que dicha divulgación sea contraria a su preferencia expresada con anterioridad.

Podemos usar o divulgar su PHI para notificar o asistir en la notificación a miembros de familia, representarte personal o cualquier otra persona responsable de sus cuidados en términos de su ubicación, condición general o fallecimiento. También haremos uso o divulgaremos su PHI a autoridades del área de salud pública, a quienes les está permitido recolectar o recibir

información de esta índole con el fin efectuar el control de enfermedades, lesiones o discapacidad. De ser instruido por la autoridad en salud, también divulgaremos su información en materia de salud a agencias de gobiernos extranjeros que estén colaborando con la autoridad del área de salud pública.

Otros usos y divulgaciones
HIPPA, también, nos permite divulgar PHI sin su autorización en las siguientes circunstancias:

• Cuando lo exija la ley. Divulgamos PHI cuando así lo requieren las leyes federales, estatales o locales.
• Para actividades de salud pública. Por ejemplo, divulgamos PHI cuando reportamos a una autoridad de la salud pública para fines de supervisión de la salud pública o investigaciones en materia de esta (como la Administración de Alimentos y Medicamentos de Estados Unidos para reportar o dar seguimiento a productos defectuosos o que han sido llamados a retiro).
• Para informes sobre víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica. Divulgaremos su PHI en estos informes solo si es requerido o autorizado por ley o si usted así lo acuerda.
• A agencias de supervisión de la salud. Proporcionaremos PHI según lo soliciten las agencias de gobierno que tienen la autoridad para auditar o investigar nuestras operaciones.
• En caso de demandas y disputas legales. Si está involucrado en una demanda o disputa, podríamos divulgar su información médica en respuesta a un tribunal o por orden administrativa. También pudiéramos divulgar su información médica en respuesta a una citación, solicitud de presentación de pruebas u otros procedimientos legales presentados por alguien más involucrado en la disputa — siempre que la parte que solicita la información presente garantías suficientes de, que se le ha dado aviso de tal solicitud; y, de que la parte solicitante ha recibido una orden de protección de la información solicitada.
• En el ejercicio de la ley. Podemos divulgar su PHI a un oficial de la ley en respuesta a una orden judicial, citación, mandato judicial, orden de comparecencia o proceso similar; en cooperación con investigaciones estatales o federales legítimas tales como fraude, así como actividades que abarcan la seguridad nacional, inteligencia y servicios de protección; respecto de la víctima del crimen, si, bajo ciertas circunstancias limitadas, no es posible obtener el consentimiento de la persona; respecto de una muerte que consideremos puede ser el resultado de una conducta delictiva; bajo circunstancias de emergencia para reportar un delito, la ubicación del delito o las victimas; o, la identidad, descripción o ubicación de la persona que comete el delito.
• A médicos forenses y directores de funerarias. Podemos divulgar PHI para facilitar los deberes de estos individuos.
• A organizaciones de búsqueda de órganos. Podemos divulgar PHI para facilitar la donación y trasplante de órganos.
• Para investigación. Bajo ciertas circunstancias, podríamos divulgar su PHI a investigadores que estén conduciendo un proyecto específico de investigación. Para ciertas actividades de investigación, una Junta de Revisión Institucional (“IRB”, por sus siglas en inglés) o Junta de privacidad pudiera aprobar el uso y divulgación de su PHI sin su autorización.
• Para prevenir serias amenazas a la salud y la seguridad. Podemos divulgar su PHI a alguien que pueda ayudar en la prevención de una amenaza seria para su salud y seguridad; o la salud y seguridad de otra persona; o el público.
• Por funciones especializadas de gobierno. Por ejemplo, podemos divulgar su PHI para autorizar a funcionarios federales actividades de inteligencia y seguridad nacional autorizadas por ley o que puedan proporcionar servicios de protección al Presidente o a jefes de estados extranjeros; o, llevar a cabo investigaciones especiales autorizadas por ley.
• Internos. Si usted es un interno en una institución correccional o está bajo la custodia de un oficial de la ley podemos desvelar su PHI a la institución correccional o al funcionario para asistirles con la provisión de cuidados de su salud, protección de su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros; o para seguridad de la institución correccional.
• Para compensación de trabajadores o programas similares. Podemos proveer su PHI a estos programas con el fin de que usted obtenga beneficios por lesiones o enfermedades vinculadas con el trabajo.

Por favor, tenga en cuenta que las leyes estatales y federales pueden incluir requerimientos adicionales a los que debemos responder o que pudieran ser más estrictos que HIPPA sobre el cómo se usa o divulga cierta parte de sus PHI. Si existen restricciones más específicas, aun para algunos de los propósitos arriba listados, no podemos divulgar su PHI sin su consentimiento escrito conforme a lo establecido por tales leyes. Por ejemplo, podríamos estar obligados por ley a obtener consentimiento escrito para usar y/o divulgar información sobre su enfermedad mental, discapacidad del desarrollo, o expedientes de tratamientos contra el abuso del alcohol o de las drogas, salud reproductiva, VIH, ETS u otra información relacionada con enfermedades transmisibles, o los resultados de sus pruebas genéticas bajo ciertas situaciones.

Usos y divulgaciones que requieren su autorización

Debemos contar con su autorización escrita para usar o divulgar su PHI en circunstancias no descritas antes, incluyendo actividades de mercadeo o antes de que sea vendida su PHI.

Si nos otorga consentimiento escrito para el uso y divulgación de su PHI, usted puede revocar dicha autorización, por escrito, en cualquier momento. Si usted revoca su autorización, nosotros ya no daremos uso o divulgación a su PHI para los propósitos especificados en la autorización escrita. Sin embargo, su decisión de revocar la autorización no afectará o reversará ningún uso o divulgación de su PHI que ocurriera antes de que usted nos notificara su decisión, de cualquier acción que hayamos emprendido con base a su autorización o, si su autorización fue condición para la obtención de cobertura y la ley nos permite disputar un reclamación o la póliza. Para revocar una autorización presente una solicitud por escrito con el Oficial de privacidad utilizando la información de contacto abajo indicada.

Sus derechos sobre su Información de salud protegida

Usted tiene los siguientes derechos en relación a su PHI. Todas las solicitudes o comunicaciones dirigidas a nosotros para el ejercicio de sus derechos abajo indicados deben ser por escrito y dirigidas al Oficial de privacidad, en la información de contacto abajo indicada.

Derecho a escoger la forma de comunicarnos con usted. Usted tiene derecho a pedir que se le haga llegar información a una dirección específica (por ejemplo: al trabajo antes que al hogar) o de manera específica (por ejemplo: por correo electrónico antes que por correo regular o nunca por teléfono). Tomaremos en cuenta toda solicitud razonable y estamos obligados a aceptar, de indicarnos que existe algún peligro de no hacerlo.

Derecho a ver y copiar su PHI. Salvo circunstancias limitadas (por Ej.: la información contenida en sus notas de psicoterapia o información recabada ante la posibilidad de un procedimiento civil, penal o administrativo), usted puede ver y copiar su PHI si así lo solicita por escrito. Puede solicitar una copia impresa, o si su PHI está archivada en formato electrónico, una copia en formato electrónico; y, puede solicitar que la copia sea enviada a la persona por usted designada. Le ofreceremos respuesta a su solicitud en un plazo de 30 días (o 60 días de necesitarse más tiempo). En determinados casos, podríamos negar responder a su solicitud (por Ej.: si hay probabilidad razonable de peligro para usted u otra persona). Si nos negamos, le informaremos por escrito de los motivos para negarnos y le explicaremos de sus derechos sobre una revisión a la solicitud denegada. Pudiéramos cobrar un tarifa autorizada por ley para satisfacer su solicitud. De otra manera, podemos ofrecerle un resumen o una explicación de su PHI, siempre que usted esté de acuerdo con ello y su costo, por anticipado.

Derecho a corregir y actualizar su PHI. Si usted considera que la PHI que tenemos de usted está incompleta o incorrecta, usted puede pedirnos que la enmendemos. Para tal solicitud deberá indicarnos por qué cree que corresponde una enmienda. Procederemos con su solicitud dentro de 60 días (o 90 días de requerirse tiempo adicional) y le informaremos por escrito sobre la pertinencia o denegación de la enmienda. Si acordamos proceder con la enmienda, haremos esfuerzos razonables por notificar de la enmienda a las otras partes que sabemos tienen su PHI. Si estamos de acuerdo con tal enmienda, le consultaremos sobre a quién más debemos notificar de la enmienda. Bajo ciertas circunstancias podemos denegar su solicitud. Si su solicitud es denegada, le proporcionaremos información sobre nuestra denegación y sobre cómo presentar una declaración de desacuerdo por escrito, que sería incluida en el expediente.

Derecho a obtener una lista de las divulgaciones que hayamos hecho. Usted tiene derecho a solicitar un registro de las divulgaciones que hacemos de su PHI. Por favor, tome en cuenta que no se necesita incluir todas las divulgaciones en el informe que le proporcionemos (tales como información sobre pago, tratamiento u operaciones de de atención médica o para uso y divulgación que de otra manera está permitido o requerido por ley). Su solicitud debe indicar un periodo que no puede ser mayor a seis años. No se lo cobrará por este registro salvo que solicite más de uno al año, en cuyo caso podríamos cobrarle una tarifa razonable con base a costos por proporcionarle un registro adicional. Le informaremos de los costos relacionados y le daremos la oportunidad de retirar o modificar su solicitud antes de que se incurra en costo alguno. Le ofreceremos respuesta a su solicitud en un plazo de 60 días (o 90 días de necesitarse más tiempo).

Derecho a solicitar límites en los usos y divulgaciones de su PHI. Tiene derecho a solicitar que se limite cómo se usa o divulga su información. Salvo circunstancias limitadas, no estamos obligados a dar respuesta a su solicitud pero, de hacerlo, se hará conforme a lo establecido en nuestro acuerdo (excepto en una emergencia).

Derecho a recibir una copia impresa de este aviso. Aun cuando haya acordado recibir este Aviso por correo electrónico, de igual manera tiene derecho a solicitar una copia impresa. Puede obtener una copia impresa de este Aviso contactando al Oficial de privacidad valiéndose de la información de contacto abajo incluida. También puede visitar nuestro sitio web www.devoted.com/privacy-practices.

Quejas

Si usted considera que sus derechos de privacidad han sido violados, usted puede presentarnos una queja o llevarla ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos, Oficina de Derechos Civiles. Para presentar su queja debe formularla por escrito y enviarla al Oficial de privacidad utilizando la información de contacto abajo indicada. No habrá represalia por presentar una queja. También puede contactar al Oficial de privacidad, si tiene preguntas o comentarios sobre nuestras prácticas de privacidad.

PARA OBTENER MÁS INFORMACIÓN SOBRE CUALQUIERA DE NUESTRAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD, EJERCER SUS DERECHOS DE PRIVACIDAD O PRESENTAR UNA QUEJA, PÓNGASE EN CONTACTO CON EL OFICIAL DE PRIVACIDAD:

Paul Jernigan, Privacy Officer
Devoted Health, Inc.
PO Box 21327
Eagan, MC 55121
1-800-338-6833 (TTY 711)